Czas pracy
Prowadzenie pojazdu i inna praca: załadunek, rozładunek, obsługa, czynności przy pojeździe. To podstawa wymiaru i punkt wyjścia do nadgodzin.
Dokument, o który pyta kontrola
Ewidencja czasu pracy kierowcy z danych, które już masz.
Pliki z karty kierowcy zamieniają się w ewidencję z podziałem na czas pracy, dyżury i porę nocną — razem z dniami, których tachograf nie zarejestrował.
Tachograf rejestruje. Ewidencja tłumaczy.
To dwie różne rzeczy i mylenie ich kosztuje najwięcej podczas kontroli. Tachograf zapisuje, co robiła karta: prowadzenie, inną pracę, dyspozycyjność, przerwę. Ewidencja czasu pracy jest dokumentem pracodawcy — pokazuje, ile w danym dniu było czasu pracy, ile dyżuru, ile pracy w porze nocnej i co działo się w dniach, w których kierowca w ogóle nie siadł za kierownicę.
Dlatego samo wydrukowanie zapisów z karty nie zamyka sprawy. Trzeba je zaklasyfikować, uzupełnić o urlopy i zwolnienia, odnieść do wymiaru czasu pracy w miesiącu i podpisać jako dokument.
TachoAssist robi tę pierwszą, żmudną część automatycznie, a Ciebie pyta tylko o to, czego nie ma w plikach.
Jak zapis z karty staje się wierszem ewidencji.
Każda godzina trafia do jednej kategorii — i widać, dlaczego właśnie do tej.
Dyżur 50% i 100%
Czas pozostawania w dyspozycji poza normalnymi godzinami. To, czy w firmie obowiązuje wariant 50%, czy 100%, wynika z regulaminu pracy — ustawiasz to raz.
Praca w porze nocnej
Godziny mieszczące się w ustalonej porze nocnej, wyliczane osobno, bo od nich zależy dodatek.
Odpoczynek
Przerwy i odpoczynki, w tym odpoczynek przypadający w czasie dyżuru — nie wliczany do czasu pracy, ale widoczny w dokumencie.
Nieobecności
Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka, urlop bezpłatny i nieobecność nieusprawiedliwiona. Wpisujesz je z kalendarza albo wczytujesz z pliku CSV.
Dni bez zapisu
Dzień roboczy, którego karta nie potwierdza, zostaje w ewidencji z etykietą „nieudokumentowany”. Nie znika i nie zamienia się po cichu w dzień przepracowany.
Poprawki, których nie trzeba się wstydzić.
Ewidencja rzadko powstaje bez korekty. Kierowca zapomniał wsunąć kartę, tachograf był w naprawie, wpis kraju wypadł. Ważne jest to, żeby po miesiącach dało się odtworzyć, kto i dlaczego coś zmienił.
- Godziny dnia poprawiasz w formacie godziny:minuty, z uzasadnieniem
- Każda poprawka zostaje w rejestrze razem z autorem i datą wprowadzenia
- Zmiana danych oznacza miesiąc jako nieaktualny — dokument nie wyjdzie na starych liczbach niepostrzeżenie
- Zatwierdzenie miesiąca jest blokowane, dopóki trwa sprzeczność między zapisem karty a wpisaną nieobecnością
Ważne: automatyczna klasyfikacja godzin wymaga weryfikacji przez osobę prowadzącą sprawy kadrowe. Program nie stanowi porady prawnej.
Co dostajesz na koniec miesiąca.
Dokumenty powstają z danych już policzonych — generowanie niczego nie przelicza od nowa.
Ewidencja czasu pracy — PDF
Dokument miesięczny dzień po dniu, gotowy do wydruku i podpisania.
Ewidencja czasu pracy — Excel
Ten sam zakres w arkuszu, jeśli dane mają iść dalej do własnych zestawień.
Ewidencja w zakresie art. 26d
Osobny dokument dla kierowców niepozostających w stosunku pracy.
Roczna karta pracy
Zestawienie całego roku dla jednego kierowcy — przydatne przy kontroli obejmującej dłuższy okres.
Ewidencja a przechowywanie plików.
To dwa odrębne obowiązki i dwa różne okresy. Dane pobrane z karty kierowcy i z jednostki pojazdowej przechowuje się w oryginalnym formacie przez co najmniej 12 miesięcy, zabezpieczone przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych. Ewidencja czasu pracy oraz pozostała dokumentacja pracownicza podlegają odrębnym, dłuższym okresom przechowywania wynikającym z przepisów prawa pracy.
W TachoAssist oryginalne pliki, historia analiz i wygenerowane dokumenty leżą w jednym miejscu, z ustawieniami archiwizacji i usuwania. Terminy pobierania danych zebraliśmy osobno — razem z tym, co się dzieje, gdy któryś zostanie przekroczony.
Na co patrzy kontrola.
Kontrola w siedzibie przedsiębiorcy rzadko zaczyna się od kwot. Zaczyna się od tego, czy dokumenty w ogóle są i czy się ze sobą zgadzają.
Czy ewidencja istnieje
Za cały okres objęty kontrolą, dla każdego kierowcy — również dla tych, którzy pracowali tylko przez część miesiąca albo już nie pracują.
Czy zgadza się z zapisami
Godziny w ewidencji powinny dać się wyprowadzić z zapisów tachografu. Rozbieżność bez wyjaśnienia to najgorszy możliwy wariant.
Czy luki są udokumentowane
Okresy bez zapisu wymagają wyjaśnienia: wpisu manualnego, zaświadczenia o działalności albo zapisanej nieobecności.
Czy dane źródłowe są dostępne
Oryginalne pliki muszą być przechowywane i możliwe do okazania — sama ewidencja bez plików to za mało.
Ważne: okres bez zapisu nie zawsze oznacza odpoczynek i nie każdy wymaga zaświadczenia. Program wykrywa takie okresy, ale podstawę wystawienia dokumentu wskazujesz Ty. Zobacz generator zaświadczeń.
Powiązane strony.
Pytania
Pytania o ewidencję czasu pracy kierowcy
Czy zapisy z tachografu to już ewidencja czasu pracy?
Nie. Zapisy z tachografu są materiałem źródłowym. Ewidencja to odrębny dokument, w którym godziny są przypisane do kategorii i uzupełnione o dni, których karta nie rejestruje, na przykład o urlop czy zwolnienie lekarskie.
Czy ewidencję można prowadzić w formie elektronicznej?
Tak. Przepisy dopuszczają prowadzenie ewidencji w formie papierowej albo elektronicznej. TachoAssist przechowuje ją elektronicznie i pozwala wygenerować dokument w PDF lub w Excelu na dowolny zamknięty miesiąc.
Co z dniem, w którym kierowca nie miał karty w tachografie?
Taki dzień jest oznaczany jako nieudokumentowany i nie znika z ewidencji. Możesz uzupełnić go ręcznie z uzasadnieniem albo sprawdzić, co w tym czasie zarejestrowały pojazdy. Każda zmiana zostaje w rejestrze wraz z informacją, kto ją wprowadził.
Czy ewidencja obejmuje kierowców na umowie zlecenia?
Tak. Program prowadzi ewidencję również dla kierowców niepozostających w stosunku pracy i generuje dla nich dokument w zakresie wskazanym w art. 26d ustawy o czasie pracy kierowców.
Jak długo trzeba przechowywać pobrane pliki?
Dane pobrane z tachografu przechowuje się w oryginalnym formacie przez co najmniej 12 miesięcy. Ewidencja czasu pracy i pozostała dokumentacja pracownicza podlegają odrębnym, dłuższym okresom przechowywania.
14 dni za darmo
Zobacz ewidencję zbudowaną z Twoich plików.
Prześlij dane jednego kierowcy i sprawdź, jak wygląda gotowy dokument. Bez karty płatniczej.