Koszty w praktyce
Cztery modele opłat, realne widełki i pytania, które warto zadać, zanim podpiszesz umowę. Bez „zapytaj o ofertę”.
Przewoźnik, który chce policzyć koszt rozliczania kierowców, zwykle trafia na formularz kontaktowy zamiast na cenę. Dopiero po kilku rozmowach okazuje się, że jedni liczą od stanowiska, drudzy od pojazdu, trzeci od kierowcy, a moduł płacowy w części ofert jest osobną pozycją.
Poniżej rozkładamy to na cztery modele. Widełki podajemy na podstawie cen publikowanych przez dostawców na dzień 30 sierpnia 2026 r. — nie nazywamy firm, bo oferty zmieniają się szybciej niż strony internetowe, a chodzi o rząd wielkości i o strukturę kosztu.
Ten sam zakres pracy, cztery zupełnie różne rachunki.
Program instalowany na stanowisku, płatny jednorazowo. Na rynku spotykane od około 2 200–2 400 zł netto za pierwsze stanowisko z modułem rozliczeniowym, z dopłatami rosnącymi wraz z liczbą pojazdów. Zwykle dochodzi roczna opłata za aktualizacje.
Stała kwota miesięczna za pakiet „do X kierowców”. Najniższe pakiety z pełną funkcjonalnością zaczynają się od około 300 zł netto miesięcznie. Płacisz za pakiet, nawet jeśli w danym miesiącu jeździ mniej osób.
Opłata naliczana tylko za kierowców faktycznie rozliczanych w danym miesiącu. Koszt rośnie i maleje razem z flotą — bez pakietów kupowanych z zapasem.
Rozliczenie zlecane na zewnątrz, płatne od kierowcy: na rynku od około 50 zł do 200 zł netto miesięcznie, zależnie od tego, czy transport jest krajowy, czy międzynarodowy. Nie kupujesz programu, ale też nie masz danych u siebie.
Pięć pytań, które najczęściej zmieniają końcowy rachunek — i najrzadziej padają na początku rozmowy.
Ważne: najdroższa pozycja bywa niewidoczna w ofercie — to czas osoby, która co miesiąc przepisuje godziny. Program, który sam zbuduje ewidencję z plików, oszczędza właśnie ją.
W trzecim modelu: 2,50 GBP za aktywnego kierowcę miesięcznie w planie Business i 2,00 GBP miesięcznie w planie Driver. VAT nie jest naliczany, więc widoczna cena jest ceną końcową. Bieżący przelicznik na złote według średniego kursu NBP znajdziesz w cenniku.
Moduł rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń jest częścią abonamentu — nie kupujesz osobnej licencji i nie dopłacasz za aktualizacje. Kierowca wchodzi do rozliczenia w miesiącu, w którym analizujesz jego dane; liczba przesłanych plików ani ponowne analizy niczego nie zmieniają. Pojazdy i analiza danych z jednostki pojazdowej są wliczone.
Dla małej i średniej floty daje to rachunek liczony w dziesiątkach lub setkach złotych miesięcznie tam, gdzie pakiety zaczynają się od kilkuset złotych, a licencje od ponad dwóch tysięcy. Przy bardzo dużych flotach ryczałtowe pakiety konkurencji potrafią wyjść korzystniej — dlatego warto policzyć to na własnej liczbie kierowców, a nie na haśle reklamowym.
Cztery rzeczy, na których nie warto oszczędzać, niezależnie od wybranego dostawcy.
Analiza samych kart kierowców nie pokaże tego, co zarejestrował tachograf pojazdu. Sprawdź, czy pliki z jednostki pojazdowej są obsługiwane i czy są dodatkowo płatne.
Ewidencja, zestawienia i eksport do systemu płacowego mają wyjść z programu jako pliki, a nie jako widok na ekranie.
Przepisy się zmieniają. Zapytaj, jak dostawca wprowadza zmiany i czy miesiąc rozliczony wcześniej zachowuje stan właściwy dla swojego okresu.
Oryginalne pliki i historia analiz powinny zostać u Ciebie, z możliwością eksportu i usunięcia na Twoich warunkach.
Zamiast porównywać hasła reklamowe, porównaj cztery liczby dla swojej floty.
Nie liczbę zatrudnionych i nie liczbę pojazdów. Liczbę osób, których dane faktycznie rozliczasz w typowym miesiącu.
Licencję kupowaną z góry podziel przez 36 miesięcy i dolicz roczne aktualizacje. Dopiero wtedy da się ją zestawić z abonamentem.
Czytnik kart, klucz do pobierania danych z pojazdu, szkolenie dla osoby rozliczającej. W ofertach bywają osobnymi pozycjami.
Ile godzin miesięcznie zajmuje dziś przygotowanie ewidencji. To zwykle największa i najrzadziej liczona pozycja.
Pytania
Bo cena zależy od liczby modułów, stanowisk i wielkości floty, a rozmowa handlowa pozwala dopasować ofertę do konkretnego klienta. Skutek dla kupującego jest jednak taki, że porównanie wymaga zebrania kilku ofert i zwykle kilku tygodni.
Przy małej flocie zwykle abonament, bo licencja kupowana z góry zwraca się dopiero po latach. Przy dużej flocie ryczałtowe pakiety bywają korzystniejsze niż opłata naliczana od każdego kierowcy. Punkt zrównania warto policzyć na własnej liczbie kierowców.
Często tak. Najczęstsze pozycje to roczne opłaty za aktualizacje, dodatkowe stanowiska, czytnik kart i szkolenie. Warto zapytać o nie przed podpisaniem umowy, bo potrafią przewyższyć samą licencję.
Plan Business kosztuje 2,50 GBP za aktywnego kierowcę miesięcznie, a plan Driver 2,00 GBP miesięcznie. VAT nie jest naliczany, a bieżący przelicznik na złote według średniego kursu NBP pokazujemy w cenniku.
Nie. W TachoAssist jest częścią abonamentu — bez osobnej licencji i bez opłat za aktualizacje.
14 dni za darmo
Sprawdź program na swoich plikach, zanim porównasz oferty. Bez karty płatniczej.