Dzień bez zapisu jak dzień pracy
Dzień roboczy bez potwierdzenia na karcie trafia do ewidencji jako przepracowany, mimo że nie został zweryfikowany.
Wzór i przykład
Ewidencja czasu pracy kierowcy — wzór i przykład w PDF i Excelu
Zobacz, jak wygląda ewidencja czasu pracy kierowcy, co powinna zawierać i jak utworzyć ją z plików z tachografu bez ręcznego przepisywania godzin.
Zawartość
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy
Ewidencję prowadzi pracodawca zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców i Kodeksem pracy. W TachoAssist każdy dzień miesiąca zawiera:
- datę, dzień tygodnia oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- godziny pracy i godziny w porze nocnej;
- nadgodziny 50% i 100%;
- dyżur 50% i 100% z godzinami dyżuru;
- pracę w niedzielę lub święto oraz dni wolne z tytułem ich udzielenia;
- nieobecności i uwagi, na przykład „Brak zapisu dla tego dnia”.
Tachograf a ewidencja
Ewidencja to nie wydruk z tachografu
Tachograf zapisuje aktywności kierowcy: jazdę, inną pracę, dyspozycyjność i odpoczynek. Ewidencja to dokument pracodawcy, który przypisuje te godziny do czasu pracy, dyżuru i pory nocnej oraz uwzględnia dane spoza karty, np. urlop.
Przykład
Przykładowa ewidencja z pliku z tachografu (PDF i Excel)
Obok widzisz pierwszą stronę przykładowej ewidencji wygenerowanej z plików karty kierowcy. Te same dane pobierzesz w Excelu.
W okresie próbnym wygenerujesz ewidencję z plików własnego kierowcy.
Krok po kroku
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy z tachografu
- Pobierz pliki z karty kierowcy i z tachografu pojazdu.
- Przypisz godziny do czasu pracy, dyżuru, pory nocnej i odpoczynku. Program robi to automatycznie.
- Uzupełnij to, czego karta nie zna: urlopy, zwolnienia lekarskie, dni wolne.
- Wyjaśnij luki: dni bez zapisu i brakujące wpisy krajów.
- Zamknij miesiąc i pobierz ewidencję w PDF albo w Excelu.
Busy
Ewidencja czasu pracy kierowcy do 3,5 tony — wzór
Wzór jest taki sam. Od 1 lipca 2026 r. tachograf obowiązuje w pojazdach powyżej 2,5 t do 3,5 t używanych w międzynarodowym przewozie rzeczy i kabotażu. Ewidencję z plików tworzy się więc tak samo jak dla ciężarówki.
Jeśli bus nie ma tachografu, nie ma też plików do analizy, więc godziny trzeba ewidencjonować w inny sposób. Tachograf w busach 2026: kogo dotyczy.
Rok
Roczna karta ewidencji czasu pracy
Roczna karta pracy w PDF zbiera dane ze wszystkich zapisanych miesięcy: czas pracy, wymiar, nadgodziny, godziny nocne, dyżury, nieobecności i wynagrodzenie brutto.
Pod tabelą widać, ile nadgodzin rozliczono w roku w odniesieniu do limitu rocznego.
Błędy
Najczęstsze błędy w ewidencji czasu pracy kierowcy
Dyżur wpisany jako czas pracy
Dyspozycyjność poza czasem pracy wykazuje się osobno jako dyżur i rozlicza zgodnie z regulaminem pracy.
Pominięta pora nocna
Godziny nocne trzeba wykazać osobno, bo od nich zależy dodatek.
Nadgodziny tylko z miesiąca
Nadgodziny powstają też w dobie pracowniczej, nawet gdy w całym miesiącu wymiar nie został przekroczony.
Excel czy program
Ewidencja w Excelu a ewidencja z programu
Arkusz Excel
Godziny przepisujesz z tachografu ręcznie. Łatwo pomylić dobę pracowniczą lub dyżur, a po poprawce nie zostaje historia zmiany.
Program
Godziny pochodzą z plików, a każda poprawka jest zapisana z uzasadnieniem. Jeśli potrzebujesz arkusza, pobierasz ewidencję w Excelu.
Przechowywanie
Jak długo przechowywać ewidencję
Ewidencję czasu pracy kierowcy przechowuje się przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Pliki pobrane z tachografu przechowuje się w oryginalnym formacie co najmniej 12 miesięcy.
W TachoAssist oryginalne pliki, ewidencje i raporty są w jednym miejscu, a okres przechowywania ustawiasz sam.
Powiązane strony
Pytania
Ewidencja czasu pracy kierowcy: pytania o wzór
Czy istnieje obowiązkowy wzór ewidencji czasu pracy kierowcy?
Nie ma jednego urzędowego druku. Przepisy określają, jakie informacje ewidencja ma zawierać; formę, papierową albo elektroniczną, wybiera pracodawca.
Czy ewidencję można prowadzić w Excelu?
Tak, forma elektroniczna jest dopuszczalna. Kłopot z arkuszem polega na tym, że godziny trzeba przepisać z tachografu ręcznie, a poprawki nie zostawiają śladu. W TachoAssist gotową ewidencję pobierzesz także w Excelu.
Co to jest ewidencja czasu pracy kierowcy?
To dokument pracodawcy, który dla każdego dnia pokazuje czas pracy kierowcy, dyżury, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dni wolne i nieobecności. Służy do ustalenia wynagrodzenia i jest sprawdzana podczas kontroli.
Czy kierowca busa do 3,5 t musi mieć ewidencję?
Tak. Ewidencję prowadzi się dla kierowcy, a nie dla pojazdu, więc masa pojazdu nie zwalnia z tego obowiązku. Program zbuduje ją z plików, jeśli bus ma tachograf, a kierowca używa karty.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy kierowcy?
Przez 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy. Pliki pobrane z tachografu przechowuje się w oryginalnym formacie co najmniej 12 miesięcy.
Czy ewidencja obejmuje kierowców na umowie zlecenia?
Tak. Dla kierowcy niezatrudnionego na umowie o pracę program przygotowuje osobny dokument: ewidencję czasu pracy w zakresie art. 26d ustawy o czasie pracy kierowców.
Czy ewidencję można poprawić po wygenerowaniu?
Tak. Zmianę godzin zapisujesz z uzasadnieniem, a ewidencja pokazuje, co zostało zmienione i dlaczego. Po poprawce miesiąc trzeba przeliczyć ponownie.
Plan Business: 2,50 GBP miesięcznie za aktywnego kierowcę — VAT nie jest naliczany
Zobacz ewidencję swojego kierowcy.
Prześlij pliki jednego kierowcy i pobierz ewidencję w PDF albo w Excelu. Przez 14 dni bez karty płatniczej.