Fahrerkarte
Alle 28 Tage
Der Unternehmer hat die auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten spätestens 28 Tage nach ihrer Aufzeichnung zu kopieren (§ 2 Abs. 5 FPersV).
Checkliste für Unternehmer in Deutschland
Auslesefristen: 28 Tage Fahrerkarte, 90 Tage Massenspeicher.
Welche Fristen für das Kopieren der Tachographendaten gelten, wie lange die Daten aufzubewahren sind und in welchen Fällen früher ausgelesen werden muss – mit den amtlichen Quellen zum Nachlesen.
Vier Fristen, die man nicht verwechseln sollte.
Auslesefristen und Aufbewahrungsfristen sind nicht dasselbe – und die Mitführpflicht im Fahrzeug ist wieder etwas anderes. Die folgenden Angaben fassen die Rechtslage in Deutschland zusammen, Stand 27. August 2026.
Das ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung. Welche Pflicht im Einzelfall greift, hängt von Fahrzeug, Fahrt und Beschäftigtem ab; maßgeblich sind die verlinkten Rechtstexte und die Auskunft der zuständigen Behörde.
Massenspeicher
Alle 90 Tage
Die Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers sind spätestens alle 90 Tage zu kopieren – und früher, wenn besondere Umstände es erfordern.
Aufbewahrung
1 Jahr
Kopierte Daten sind ein Jahr ab dem Kopieren aufzubewahren und nach Ablauf zu löschen (§ 4 Abs. 3 FPersG).
Arbeitszeitnachweis
2 Jahre
Dienen dieselben Aufzeichnungen als Nachweis der Arbeitszeit mobiler Beschäftigter nach § 21a ArbZG, sind sie zwei Jahre aufzubewahren.
Auslesen ist nur der erste Schritt.
Mit dem Kopieren der Daten ist die Pflicht des Unternehmers nicht erfüllt. Die Aufzeichnungen sind aufzubewahren, auf Verlangen vorzulegen und – das ist der eigentliche Zweck – auszuwerten, damit Verstöße gegen die Lenk- und Ruhezeiten erkannt und abgestellt werden. Ein Archiv ohne Auswertung erfüllt die Sorgfaltspflichten nicht.
- Die Originaldateien unverändert aufbewahren
- Prüfen, ob alle erwarteten Fahrer und Fahrzeuge enthalten sind
- Lenk- und Ruhezeiten, Arbeitszeit und Tachographenpflichten auswerten
- Der Tätigkeit hinter einem automatischen Ergebnis nachgehen
- Den Fahrer unterweisen und die Unterweisung dokumentieren
- Die Nachweise für Kontrollen und Nachfragen bereithalten
Wann der Massenspeicher früher ausgelesen werden muss.
Die 90 Tage sind die längste zulässige Routine – kein Grund zu warten, wenn Daten gefährdet sind oder das Fahrzeug den Halter wechselt.
Vor der Übergabe des Fahrzeugs
Unmittelbar vor Verkauf, Rückgabe eines Miet- oder Leasingfahrzeugs oder Übergabe an ein anderes Unternehmen sollten die Daten gesichert werden – danach ist der Zugriff regelmäßig verloren.
Ausbau oder Störung des Geräts
Beim dauerhaften Ausbau des Fahrtenschreibers und, soweit technisch möglich, nach Bekanntwerden einer Störung ohne Verzug auslesen.
Drohender Datenverlust
Der Massenspeicher überschreibt ältere Aufzeichnungen. Bei hoher Fahrzeugauslastung kann ein kürzerer Rhythmus nötig sein, damit keine Daten verloren gehen.
Häufige Missverständnisse.
Drei Punkte, die in der Praxis regelmäßig verwechselt werden – und die eine Betriebskontrolle schnell unangenehm machen.
- 56 Tage sind keine Auslesefrist. Seit dem 31. Dezember 2024 sind die Aufzeichnungen der zurückliegenden 56 Tage im Fahrzeug mitzuführen. Das betrifft die Straßenkontrolle, nicht das Kopieren der Daten: Für das Auslesen bleibt es bei 28 Tagen für die Fahrerkarte und 90 Tagen für den Massenspeicher.
- Ein Jahr und zwei Jahre stehen nebeneinander. Die Aufbewahrung nach § 4 Abs. 3 FPersG und die Aufbewahrung als Arbeitszeitnachweis nach § 21a ArbZG sind verschiedene Pflichten mit verschiedenen Fristen.
- Fahrerkarte und Massenspeicher ersetzen einander nicht. Beide Datenquellen sind eigenständig zu kopieren; das Auslesen des einen erfüllt die Pflicht für das andere nicht.
Auch unter 3,5 Tonnen: die deutsche Besonderheit.
Die Fahrpersonalverordnung erstreckt Aufzeichnungspflichten auf Fahrzeuge, die nicht unter die EU-Sozialvorschriften fallen. Wer im Handwerk, Bau oder Werkverkehr mit Fahrzeugen zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen unterwegs ist, sollte prüfen, welche Nachweise verlangt werden.
Wer betroffen sein kann
Fahrzeuge über 2,8 Tonnen zulässiger Gesamtmasse, die nicht bereits von VO (EG) 561/2006 erfasst sind – abhängig von Einsatzzweck und geltenden Ausnahmen.
Was dokumentiert wird
Je nach Fall handschriftliche Aufzeichnungen oder Tachographendaten. Sind Tachographendaten vorhanden, gelten für sie dieselben Auswertungs- und Aufbewahrungsfragen.
Vorher prüfen
Ob und in welchem Umfang die Pflicht greift, sollte anhand des geltenden Verordnungstextes und der Auskunft der zuständigen Behörde geklärt werden.
Wo TachoAssist nach dem Auslesen ansetzt.
TachoAssist ersetzt weder Kartenleser noch Downloadkey oder Fernauslese, mit denen die Originaldatei entsteht. Es ist der Arbeitsbereich im Browser für alles, was danach kommt.
- Erinnerungen an die 28- und 90-Tage-Fristen je Fahrer und Fahrzeug
- Hinweis auf ablaufende Fahrerkarten
- DDD-Dateien der Fahrerkarte in Driver und Business
- Massenspeicher-Dateien im Business-Tarif
- Dateihistorie, Aufbewahrung, Löschung und Archivierung
- Berichte für Fahrer, Auswahl, Flotte und Fahrzeug
- API-Upload und Import für Business-Nutzer
Wichtig: Automatische Ergebnisse unterstützen die Compliance-Arbeit und müssen fachlich geprüft werden. TachoAssist ist keine Rechtsberatung und kein verbindlicher Nachweis der Rechtskonformität.
Amtliche Quellen
Prüfen Sie den aktuellen Stand selbst.
Vorschriften ändern sich. Nutzen Sie diese Primärquellen statt einer unbelegten Zusammenfassung.
Fahrpersonalverordnung (FPersV)Fristen für das Kopieren der Daten von Fahrerkarte und Massenspeicher, § 2 Abs. 5
Fahrpersonalgesetz (FPersG)Aufbewahrung der kopierten Daten für ein Jahr, § 4 Abs. 3
§ 21a ArbZGArbeitszeit im Straßentransport und Aufbewahrung der Nachweise
BALM: Fragen und Antworten zum FahrpersonalrechtAuslegung der Aufsichtsbehörde zu Auslesen, Aufbewahrung und Kontrollen
VO (EU) Nr. 165/2014Fahrtenschreiber im Straßenverkehr, einschließlich Mitführ- und Vorlagepflichten
Verwandte Arbeitsabläufe.
Fragen
Häufige Fragen zu den Auslesefristen
Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?
Spätestens alle 28 Tage. § 2 Abs. 5 FPersV verpflichtet den Unternehmer, die Daten der Fahrerkarte spätestens 28 Tage nach ihrer Aufzeichnung zu kopieren. Prüfen Sie den geltenden Verordnungstext für Ihren Einsatzfall.
Wie oft muss der Massenspeicher ausgelesen werden?
Spätestens alle 90 Tage. Die 90 Tage sind die längste zulässige Routine; vor einem Halterwechsel, beim Ausbau des Fahrtenschreibers oder bei drohendem Datenverlust ist ohne Verzug auszulesen.
Wie lange müssen Tachographendaten aufbewahrt werden?
Kopierte Fahrerkarten- und Massenspeicherdaten sind nach § 4 Abs. 3 FPersG ein Jahr ab dem Kopieren aufzubewahren und danach zu löschen. Dienen dieselben Aufzeichnungen als Arbeitszeitnachweis nach § 21a ArbZG, gilt eine Aufbewahrung von zwei Jahren.
Gilt seit 2025 eine 56-Tage-Frist für das Auslesen?
Nein. Die Verlängerung von 28 auf 56 Tage betrifft die Mitführpflicht der Aufzeichnungen im Fahrzeug für Straßenkontrollen, nicht die Auslesefristen. Für das Kopieren der Daten gelten in Deutschland weiterhin 28 Tage für die Fahrerkarte und 90 Tage für den Massenspeicher.
Reicht es, die Daten nur auszulesen?
Nein. Die kopierten Daten sind aufzubewahren und auszuwerten, damit Verstöße erkannt und abgestellt werden können. Ein reines Archiv ohne Auswertung erfüllt die Sorgfaltspflichten des Unternehmers nicht.
Was passiert, wenn eine Frist versäumt wurde?
Nicht fristgerechtes Auslesen und lückenhafte Datensicherung sind bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten; die Höhe richtet sich nach dem Bußgeldkatalog zum Fahrpersonalrecht und wird von der zuständigen Behörde festgesetzt. TachoAssist zeigt zu Verstößen eine Einschätzung nach Bußgeldkatalog – als Orientierung, nicht als Bescheid.
Fristen im Blick behalten
Ausgelesene Dateien in einem klaren Arbeitsbereich auswerten.
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